Tietosuoja

Fonecta on Suomen johtava hakemistoalan yritys. Hakemistoliiketoiminnan peruspalveluiden lisäksi Fonectalla on myös muita palveluita, muun muassa asiakasrekistereiden päivitystä ja sähköistä suoramarkkinointia.

Fonectan liiketoiminta perustuu kattaviin yhteystietoihin ja löytämisen helppouteen. Kattavat yhteystiedot löytyvät Fonectan valtakunnallisesta tilaajatietokannasta. Salaisia numeroita lukuun ottamatta siinä on kaikkien suomalaisten puhelinliittymien tilaaja- ja käyttäjätietoja. Löytämisen helpottamiseksi Fonecta tarjoaa monipuolisia palveluja useisiin erilaisiin käyttötilanteisiin. Siksi tietosuojaa koskevat säännöt ovat paitsi yksityishenkilöille, myös Fonectalle ja sen liiketoiminnalle tärkeitä.

Yrityksillä ei virallisesti ole tietosuojaa, mutta yksityishenkilöillä on. Tietosuojalla tarkoitetaan yksityiselämän suojaa ja siihen liittyviä oikeuksia henkilötietoja käsiteltäessä. Henkilötietoja taas ovat kaikki sellaiset tiedot, jotka kuvaavat luonnollista henkilöä taikka hänen ominaisuuksiaan tai elinolosuhteitaan, ja jotka voidaan tunnistaa häntä tai hänen perhettään koskeviksi. Fonecta kunnioittaa yksityishenkilöiden tietosuojaa ja pyrkii tekemään henkilötietojen käsittelyn liiketoiminnassaan mahdollisimman läpinäkyväksi. Fonecta toki huomioi myös yritysasiakkaidensa toiveet näkyvyytensä laajuudesta.

Henkilötietojen käsittely on tarkkaan säänneltyä ja Fonectan liiketoiminnan kannalta tärkeimmät säännökset ovat Henkilötietolaissa ja Sähköisen viestinnän tietosuojalaissa. Tietosuojalainsäädännön yleinen perusperiaate on, että rekisteröidyn tulee olla tietoinen häntä koskevien henkilötietojen käsittelystä, ja hänellä on oikeus saada häntä koskevissa tiedoissa olevat virheet oikaistua, antaa ja peruuttaa suostumuksensa tietyntyyppiseen henkilötietojen käsittelyyn, ja joissain tapauksissa saada häntä koskevat tiedot kokonaan poistettua.

Fonectan henkilörekisterit

• Tilaajatietokanta
  Fonectan tilaajatietokannassa on Fonectan numeropalvelussa, painetuissa luetteloissa ja sähköisissä hakemistoissa julkaistavien henkilöiden henkilötietoja. Yleensä ne ovat käyttäjän nimi, osoite ja puhelinnumero. Joskus niihin on liitetty myös ammattinimike ja tilaajan nimi, eli sen, joka on tehnyt liittymäsopimuksen ja maksaa laskun.
• Asiakasrekisteri
  Fonectan asiakasrekisterissä on Fonectan asiakkaiden henkilötietoja. Tietosuojan kannalta asiakkuus syntyy silloin, kun henkilö käyttää Fonectan maksullista palvelua, rekisteröityy Fonectan asiakkaaksi tai ostaa Fonectalta painettuihin luetteloihin lisärivejä tai muuta medianäkyvyyttä.
• Suoramarkkinointirekisteri
  Fonectan suoramarkkinointirekisterissä on sellaisten henkilöiden tietoja, jotka ovat antaneet Fonectalle suostumuksen suoramarkkinointiin, sekä Fonectan potentiaalisten asiakkaiden henkilötietoja. Sinne tallennetaan henkilöiden yhteystietoja ja mahdollisia kiinnostuksen kohteita.
• Henkilöstörekisteri
• Työnantajan tulee pitää kirjaa henkilöstöstään, ja joutuu tallentamaan työntekijöidensä henkilötietoja.

Rekisteröidyillä on oikeus saada tietää, mitä häntä koskevia tietoja henkilörekisteriin on talletettu tai, ettei rekisterissä ole häntä koskevia tietoja. Tällainen tarkastuspyyntö esitetään Fonectan lakiasiainosastolle.

Rekisteröidyn oikeudet hakemistopalveluissa

Teleyrityksen on annettava tilaajana olevalle luonnolliselle henkilölle mahdollisuus maksutta kieltää tietojensa merkitseminen kokonaan tai osittain puhelinluetteloon, muuhun tilaajaluetteloon ja numerotiedotuspalveluun. Sekä teleyrityksen että Fonectan on tilaajana olevan luonnollisen henkilön pyynnöstä maksutta poistettava ja korjattava virheelliset tiedot.

Teleyrityksen on annettava myös puhelinluetteloon, muuhun tilaajaluetteloon ja numerotiedotuspalveluun merkitylle yritykselle ja muulle yhteisölle oikeus saada tietonsa tarkistetuiksi ja poistetuiksi sekä virheelliset tiedot korjatuiksi.

Tietojen korjaus- ja poistopyynnöt tulee tehdä suoraan omalle teleyritykselle, jotta pyynnöt välittyisivät myös muille hakemistopalveluyrityksille. Jos puhelinnumero halutaan pois kaikista hakemistopalveluista, se tulisi muuttaa salaiseksi. Jos henkilö haluaa muuttaa tai poistaa tietojaan vain jostain tietystä Fonectan palvelusta, pyynnöt tehdään Fonectan asiakaspalveluun.

Mikäli asiakas on itse lisännyt Fonectan Internet palveluihin muita omia yhteystietojaan, tulee asiakkaan itse huolehtia, että ne ovat oikein ja ajan tasalla. Fonecta saattaa lähettää tietojen päivitystä koskevia muistutusviestejä.  Fonectalla on oikeus poistaa vanhentuneiksi ja asiattomiksi katsomiaan lisätietoja.

Suoramarkkinointi

Sähköisen viestinnän tietosuojalain mukaan automatisoitujen soittojärjestelmien sekä sähköpostiviestien, tekstiviestien, puheviestien, ääniviestien tai kuvaviestien avulla toteutettua suoramarkkinointia saa kohdistaa vain sellaisiin luonnollisiin henkilöihin, jotka ovat antaneet siihen ennalta suostumuksensa. Muuta suoramarkkinointia luonnolliselle henkilölle saa harjoittaa, jollei tämä ole sitä nimenomaisesti kieltänyt (kuten telemarkkinointia). Luonnollisen henkilön on voitava helposti ja maksutta kieltää sähköinen suoramarkkinointi.

Suoramarkkinointia yhteisölle saa harjoittaa, jollei tämä ole sitä nimenomaisesti kieltänyt. Yhteisölle on annettava mahdollisuus helposti ja ilman erillistä maksua kieltää yhteystietojensa käyttö jokaisen suoramarkkinointitarkoituksessa lähetetyn viestin yhteydessä.

Suoramarkkinointikielto tulee tehdä ensisijaisesti suoramarkkinointia harjoittavalle yritykselle, vaikka Fonecta olisikin mainittu osoitelähteenä.

Jos Fonecta saa asiakkaana olevalta luonnolliselta henkilöltä sähköpostiviestiin, tekstiviestiin, puheviestiin, ääniviestiin tai kuvaviestiin liittyvän yhteystiedon tuotteen tai palvelun myynnin yhteydessä, se voi käyttää tätä yhteystietoa omien samaan tuoteryhmään kuuluvien tai muuten vastaavien tuotteiden ja palvelujen suoramarkkinoinnissa ilman ennakkosuostumusta.

Fonectan itse harjoittaman suoramarkkinoinnin ja asiakasviestinnän voi kieltää ilmoittamalla siitä Fonectan asiakaspalveluun, puh. 020 692 999. Lisäksi ASML ylläpitää telemarkkinointia ja osoitteellista suoramarkkinointia rajoittavia valtakunnallisia Robinson-rekistereitä. Mikäli sen liittymänumeron tietoihin, johon kielto kohdistuu, ilmoitetaan uusi tilaaja tai käyttäjä, kielto peruuntuu automaattisesti.

Asiakasviestintä

Asiakasviestintää koskevat säännöt eivät ole samanlaiset kuin suoramarkkinointia koskevat. Asiakasviestinnällä tarkoitetaan asiakassuhteen hoitamiseksi tarvittavaa yhteydenpitoa. Fonecta voi tiedottaa ilman ennakkosuostumusta Fonectan palveluiden tilanteesta, jatkuvuudesta tai muuttumisesta.

Muut lainsäädäntöön liittyvät asiat

Fonecta käyttää sähköisissä palveluissaan evästeitä (cookies) navigoinnin helpottamiseksi ja palvelujen toimintojen nopeuttamiseksi. Niiden käyttö voidaan estää internet-selaimen asetuksista, mutta se saattaa hidastaa tai jopa estää palvelujen toiminnan.

Fonecta käsittelee henkilötietoja enintään laissa sallitun ajan. Teleyhteyden muodostamisessa ja toteuttamisessa syntyneitä tunnistamistietoja voidaan käsitellä laissa säädettyjen perusteiden lisäksi laskutusta ja teknistä kehittämistä varten enintään 21 kuukauden ajan. Laskutustietoja voidaan käsitellä markkinointia varten enintään kaksitoista kuukautta.

Paikantavien palvelujen osalta solutunnisteisiin perustuva paikkatieto (tarkkuus 100 m - 15 km) saadaan teleyrityksiltä ja sitä käsitellään yleensä kertaluontoisesti ja säilytetään korkeintaan Fonectan paikantavien palvelujen tuottamiseksi tarvittavan ajan. Paikkatietoja ei luovuteta kolmansille. Teknistä rajapintaa teleyritysten paikkatietoihin voidaan tarjota ulkopuolisille palveluntarjoajille. Nämä ulkopuoliset palveluntarjoajat vastaavat itse omien palveluidensa lainmukaisuudesta ja paikantamista koskevien suostumusten hallinnoinnista.

Fonectan toimintaan liittyviä säännöksiä on myös Viranomaisen toiminnan julkisuudesta annetussa laissa (esim. 16400 Auto, Finder) ja Sananvapauden käyttämisestä joukkoviestinnässä annetussa laissa.